Guia de documentos necessários para vender para a Petrobras

Quase toda empresa que trava no cadastro trava por documento: falta um, ou o que existe está vencido. Este guia organiza a documentação em grupos, explica a lógica de cada um e sugere uma rotina simples de manutenção. A lista oficial e atualizada é sempre a do portal.

Documentos societários

São os que provam quem é a empresa e quem pode assinar por ela: contrato social e alterações, cartão de CNPJ, documentos dos sócios e procurações, quando houver representante.

Erro frequente: enviar contrato social desatualizado depois de uma alteração de quadro societário ou de objeto social. Se mudou algo na empresa, o cadastro precisa refletir isso.

Documentos fiscais e trabalhistas

Certidões que comprovam regularidade perante os fiscos federal, estadual e municipal, além de FGTS e certidão trabalhista. Quase todas têm validade curta.

É o grupo que mais causa perda de oportunidade, porque vence sozinho. Um controle de vencimentos com aviso antecipado resolve a maior parte do problema.

Documentos técnicos e de qualificação

Dependem do que a empresa fornece: atestados de capacidade técnica, certificações do produto, registros em órgãos reguladores, catálogos e fichas técnicas.

Vale manter uma pasta única com a versão mais recente de cada item, nomeada de forma padronizada — é o material que mais se repete entre processos.

Documentos econômico-financeiros

Balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício, além de certidão negativa de falência ou recuperação judicial, quando exigida.

Uma rotina de manutenção que funciona

1. Liste todos os documentos e a data de validade de cada um em um só lugar.
2. Defina um responsável — cadastro sem dono vence.
3. Programe o aviso para 30 dias antes do vencimento, não para o dia.
4. Padronize nome de arquivo e pasta: AAAA-MM_tipo-documento.pdf resolve a maior parte da confusão.
5. Revise a lista completa uma vez por trimestre.

Se preferir começar de uma estrutura pronta, o gerador de estrutura de pastas entrega o padrão que usamos na nossa própria operação.

Onde conferir a lista oficial

As exigências mudam conforme a família de material, o porte da contratação e o tipo de processo. A lista definitiva é sempre a publicada no portal e no edital de cada oportunidade — este guia serve para você chegar preparado, não para substituir a fonte oficial.